Termos de Uso

Estes Termos de Uso regem o acesso e a utilização do Avontz Docs, plataforma de gestão eletrônica de documentos (GED) fornecida por AVONTZ SOLUÇÕES TECNOLÓGICAS LTDA., inscrita no CNPJ sob o nº 65.103.346/0001-60, com sede na Praça Antônio Marques, 169, Centro, Bugre — MG, CEP 35.193-000, doravante denominada simplesmente “Avontz”.

Ao criar uma conta, acessar ou utilizar a plataforma — por si ou por meio de usuário vinculado à organização contratante — o Usuário declara ter lido, compreendido e aceitado integralmente estes Termos. Quem não concordar com qualquer cláusula deve deixar de utilizar o serviço.

Quando o acesso decorrer de contrato administrativo ou instrumento contratual firmado com a organização contratante, prevalecem as cláusulas daquele instrumento no que com estes Termos conflitarem; estes Termos aplicam-se subsidiariamente e regem o uso individual da plataforma por cada Usuário.

• Plataforma — o Avontz Docs, incluindo interfaces web, aplicativos, APIs, integrações e serviços acessórios;
• Contratante — a pessoa jurídica, órgão, autarquia ou fundação que contrata o serviço e responde pelos usuários a ela vinculados;
• Usuário — a pessoa física autorizada pelo Contratante a acessar a plataforma mediante credenciais individuais;
• Conteúdo do Contratante — documentos, arquivos, metadados, imagens e demais dados enviados à plataforma pelo Contratante ou por seus Usuários;
• Trilha de auditoria — registro imutável das operações realizadas sobre documentos e configurações, mantido pela plataforma para fins de rastreabilidade.

O Avontz Docs é disponibilizado no modelo de software como serviço (SaaS) e oferece, conforme o plano contratado, funcionalidades de armazenamento e organização de documentos, controle de acesso por grupos e perfis, busca textual, digitalização, geração e conversão de arquivos, fluxos de solicitação, assinatura eletrônica e trilhas de auditoria.

A Avontz pode evoluir, alterar ou descontinuar funcionalidades para aprimorar o serviço, corrigir falhas ou atender exigências legais. Alterações que reduzam de forma relevante funcionalidades contratadas serão comunicadas ao Contratante com antecedência razoável.

O acesso depende de conta individual, criada pelo Contratante ou por administrador por ele designado. As credenciais são pessoais e intransferíveis: o compartilhamento de login e senha é vedado.

• O Usuário é responsável por manter suas credenciais em sigilo e por toda atividade praticada com elas;
• Suspeita de uso não autorizado deve ser comunicada imediatamente à Avontz e ao administrador do Contratante;
• O Contratante é responsável por manter atualizada a lista de Usuários ativos, revogando acessos de pessoas desligadas ou realocadas;
• Os dados informados no cadastro devem ser verdadeiros, exatos e mantidos atualizados.

Ao utilizar a plataforma, o Contratante e seus Usuários comprometem-se a:

• Utilizar o serviço em conformidade com a legislação aplicável, incluindo a LGPD (Lei 13.709/2018) e o Marco Civil da Internet (Lei 12.965/2014);
• Assegurar que possuem base legal e autorização para enviar à plataforma os documentos e dados pessoais neles contidos;
• Definir e revisar periodicamente os perfis de acesso, de modo que cada Usuário veja apenas os documentos necessários às suas atribuições;
• Não utilizar a plataforma para armazenar conteúdo ilícito ou alheio à finalidade contratada;
• Manter cópias de segurança próprias dos documentos considerados essenciais, sem prejuízo das rotinas de backup mantidas pela Avontz.

É expressamente vedado ao Usuário:

• Tentar obter acesso não autorizado a contas, documentos, servidores ou redes relacionados à plataforma;
• Realizar engenharia reversa, descompilar, copiar ou criar obra derivada do software, salvo nos limites autorizados em lei;
• Executar testes de intrusão, varreduras de vulnerabilidade ou ações que degradem a disponibilidade do serviço, sem autorização prévia e por escrito da Avontz;
• Introduzir código malicioso, vírus ou qualquer rotina que comprometa a integridade dos dados ou da infraestrutura;
• Utilizar mecanismos automatizados de coleta massiva fora das APIs oficiais e dos limites de uso contratados;
• Burlar controles de acesso, trilhas de auditoria ou mecanismos de verificação de assinatura.

A constatação de qualquer dessas condutas autoriza a suspensão imediata do acesso, sem prejuízo das medidas cabíveis.

O Conteúdo do Contratante permanece integralmente sob sua titularidade. A Avontz não adquire direitos sobre os documentos armazenados e os trata exclusivamente para executar as funcionalidades contratadas.

O Contratante concede à Avontz licença limitada, não exclusiva e revogável, restrita ao prazo do contrato e à finalidade de operar o serviço — armazenar, indexar, converter, gerar pré-visualizações, extrair texto e transmitir os arquivos —, vedado qualquer uso comercial, cessão a terceiros ou treinamento de modelos com o conteúdo.

Encerrado o contrato, o Contratante poderá solicitar a exportação de seus documentos nos prazos e formatos previstos no instrumento contratual, observadas as regras de retenção da Política de Privacidade.

Os processos de digitalização da plataforma observam o Decreto 10.278/2020, que estabelece a técnica e os requisitos para que documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos originais. São preservados integridade, autenticidade, legibilidade e rastreabilidade dos arquivos.

A responsabilidade pela conferência entre o documento físico e a imagem digitalizada, bem como pela guarda do original quando a lei a exigir, permanece com o Contratante.

Os recursos de assinatura eletrônica da plataforma observam a Lei 14.063/2020, que disciplina o uso de assinaturas eletrônicas nas interações com entes públicos, e a MP 2.200-2/2001, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

• Assinatura avançada — vinculada de forma unívoca ao signatário, com registro de autoria, data, hora e trilha de auditoria mantida pela plataforma;
• Assinatura qualificada — realizada com certificado digital ICP-Brasil apresentado pelo próprio signatário, que responde pela guarda e pelo uso de sua chave privada;
• Cabe ao Contratante verificar, para cada ato, qual nível de assinatura a legislação ou o órgão de controle exige;
• A plataforma disponibiliza mecanismo de verificação de assinatura; a validade jurídica do ato assinado depende também dos requisitos próprios do negócio subjacente.

No tratamento dos dados pessoais contidos nos documentos, o Contratante atua como controlador e a Avontz, como operadora, nos termos dos arts. 5º, VI e VII, e 39 da LGPD (Lei 13.709/2018), tratando os dados apenas conforme as instruções do controlador e as finalidades do serviço.

As categorias de dados tratadas, as bases legais, os prazos de retenção, o compartilhamento com operadores de infraestrutura e o canal de exercício dos direitos do titular estão descritos na Política de Privacidade, que integra estes Termos para todos os efeitos.

Incidentes de segurança que possam acarretar risco relevante aos titulares serão comunicados ao Contratante sem demora injustificada, com as informações necessárias ao cumprimento do art. 48 da LGPD.

O software, o código-fonte, as interfaces, a marca “Avontz”, os logotipos, a documentação e todo material produzido pela Avontz são de sua propriedade exclusiva e protegidos pela Lei 9.610/1998 (Direitos Autorais) e pela Lei 9.609/1998 (Programas de Computador).

O contrato confere ao Contratante direito de uso da plataforma durante a vigência, não implicando cessão, venda ou transferência de qualquer direito de propriedade intelectual. Sugestões e relatos de melhoria enviados voluntariamente podem ser incorporados ao produto sem que disso decorra qualquer remuneração ou cotitularidade.

A Avontz empreende esforços para manter a plataforma disponível de forma contínua, com monitoramento e rotinas de backup. Janelas de manutenção programada são comunicadas com antecedência e, sempre que possível, realizadas em horário de menor uso.

Não há garantia de disponibilidade ininterrupta. Ficam excluídas do cômputo de indisponibilidade as interrupções decorrentes de manutenção programada, falhas de conectividade do Usuário, indisponibilidade de provedores externos e eventos de caso fortuito ou força maior. Metas específicas de nível de serviço, quando existirem, constam do instrumento contratual.

O suporte é prestado pelos canais oficiais indicados na plataforma e pelo e-mail [email protected], em dias úteis, conforme o plano contratado.

Os valores, a periodicidade de cobrança, o prazo de vigência e as condições de reajuste são os definidos no instrumento contratual, na proposta comercial aceita ou no contrato administrativo firmado com o órgão contratante.

• O atraso no pagamento pode ensejar a suspensão do acesso, após comunicação prévia e decorrido o prazo de regularização previsto em contrato;
• Tributos incidentes sobre o serviço observam a legislação vigente e podem ser repassados quando alterados por norma superveniente;
• A suspensão por inadimplemento não implica exclusão imediata do Conteúdo do Contratante, que permanece disponível para exportação pelo prazo previsto em contrato.

A Avontz pode suspender ou encerrar o acesso, no todo ou em parte, quando:

• Houver violação destes Termos, em especial das condutas vedadas na cláusula 6;
• Houver risco concreto à segurança da plataforma ou aos dados de outros clientes;
• Houver determinação legal, judicial ou de autoridade competente;
• Ocorrer inadimplemento não sanado nos prazos contratuais.

O Contratante pode encerrar o uso na forma prevista em contrato. Encerrada a relação, os dados são tratados conforme os prazos de retenção e eliminação descritos na Política de Privacidade, ressalvadas as hipóteses de guarda obrigatória previstas em lei.

A Avontz responde pelos danos diretos comprovadamente decorrentes de falha na prestação do serviço, nos limites estabelecidos no instrumento contratual e na legislação aplicável.

Não se responsabiliza, contudo, por:

• Conteúdo enviado pelo Contratante ou por seus Usuários, nem pela exatidão, licitude ou adequação dos documentos armazenados;
• Consequências de configurações de permissão definidas pelo próprio Contratante, inclusive acessos indevidos delas decorrentes;
• Uso de credenciais compartilhadas ou não revogadas pelo Contratante;
• Indisponibilidade de serviços de terceiros, falhas de conectividade ou eventos de caso fortuito e força maior.

Nada nesta cláusula afasta direitos irrenunciáveis assegurados por normas de ordem pública.

Estes Termos podem ser atualizados para refletir mudanças legais, regulatórias ou operacionais. A versão em vigor é sempre a publicada nesta página, com a data da última atualização indicada no topo do documento.

Alterações relevantes serão comunicadas ao Contratante pelos canais cadastrados com antecedência razoável. O uso da plataforma após a entrada em vigor da nova versão implica concordância com o texto atualizado.

Estes Termos são regidos pela legislação brasileira, em especial pelo Código Civil, pelo Marco Civil da Internet (Lei 12.965/2014) e pela LGPD (Lei 13.709/2018).

Fica eleito o foro da comarca de Bugre — MG, sede da Avontz, para dirimir controvérsias decorrentes destes Termos, com renúncia a qualquer outro por mais privilegiado que seja — ressalvadas as hipóteses de foro obrigatório previstas em lei, inclusive as aplicáveis a contratos administrativos e a relações de consumo.