Política de Privacidade

Esta Política de Privacidade descreve como a Avontz trata os dados pessoais coletados no contexto do produto Avontz Docs, plataforma de gestão eletrônica de documentos. Foi elaborada em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD — Lei 13.709/2018) e com o Decreto 10.278/2020, que estabelece a equiparação de documentos digitalizados aos seus originais físicos para fins probatórios.

Aplica-se a todos os usuários, contratantes e visitantes do Avontz Docs e às informações tratadas durante o uso do serviço.

Tratamos dados pessoais para as seguintes finalidades:

• Prestação do serviço de gestão documental contratado;
• Autenticação de usuários e controle de acesso a documentos;
• Registro de auditoria de operações sobre documentos;
• Prevenção de fraude, abuso e uso indevido da plataforma;
• Comunicação operacional sobre o serviço (notificações, alertas);
• Cumprimento de obrigações legais e regulatórias.

O tratamento de dados pessoais ocorre nas seguintes hipóteses legais:

• Execução de contrato — para prestar o serviço contratado e executar procedimentos preliminares (art. 7º, V);
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória — para atender a deveres impostos por lei ou regulação (art. 7º, II);
• Legítimo interesse — para garantia da segurança da plataforma, prevenção de fraude e melhoria do produto, sempre respeitados os direitos e liberdades fundamentais do titular (art. 7º, IX);
• Consentimento — quando o tratamento depender de autorização específica do titular (art. 7º, I), por exemplo para comunicações de marketing.

Tratamos as seguintes categorias de dados:

• Dados de identificação — nome, e-mail, organização, perfil de acesso;
• Dados de uso — registros de login, ações sobre documentos, endereços IP, agente de usuário, datas e horários;
• Conteúdo dos documentos — arquivos enviados pelo titular ou pela organização contratante, incluindo metadados extraídos (título, autor, data de criação);
• Dados de pagamento — processados por operadoras especializadas, sem armazenamento direto de dados de cartão pela Avontz.

Compartilhamos dados estritamente com prestadores essenciais à operação do serviço, sob contratos de operador previstos em lei:

• Provedor de armazenamento de objetos (Amazon S3) para guarda dos arquivos;
• Provedor de envio de e-mails transacionais para notificações operacionais;
• Provedores de infraestrutura (cloud, monitoramento) sob acordos de confidencialidade.

Não compartilhamos dados pessoais para fins comerciais de terceiros, nem realizamos venda de dados sob qualquer hipótese.

Dados ativos são mantidos por até 12 (doze) meses contados da última interação significativa. Após esse período, os dados podem ser arquivados em modo somente-leitura conforme a política interna de arquivamento.

O titular pode solicitar a eliminação de seus dados a qualquer momento, ressalvadas as hipóteses de guarda obrigatória previstas em lei (LGPD, art. 16).

O titular dos dados pessoais tem assegurado, junto à Avontz, os seguintes direitos:

• Confirmação da existência de tratamento;
• Acesso aos dados;
• Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a LGPD;
• Portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço ou produto;
• Eliminação dos dados pessoais tratados com consentimento;
• Informação sobre entidades públicas e privadas com as quais a Avontz compartilhou dados;
• Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento;
• Revogação do consentimento.

Para exercer qualquer direito previsto na LGPD, o titular deve enviar solicitação por e-mail ao Encarregado de Dados Pessoais (DPO) indicado abaixo. A solicitação será respondida no prazo legal, podendo ser exigida comprovação razoável de identidade para evitar acesso indevido por terceiros.

Adotamos medidas técnicas e organizacionais aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão. Entre as medidas empregadas estão: criptografia em trânsito (TLS) e em repouso, controle de acesso baseado em função (RBAC), trilhas de auditoria e revisões periódicas de segurança.

Utilizamos cookies e tecnologias similares estritamente necessários para o funcionamento da plataforma (sessão, preferências de exibição). Cookies adicionais para análise de uso podem ser ativados mediante consentimento específico do titular.

O Avontz Docs adota técnicas e processos compatíveis com o Decreto 10.278/2020, que disciplina a digitalização de documentos para que produzam os mesmos efeitos legais dos originais. Documentos digitalizados em conformidade com o decreto preservam integridade, autenticidade e rastreabilidade.

Em cumprimento ao art. 41 da LGPD, a Avontz indica o seguinte Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais:

• Nome: Encarregado de Dados Pessoais (a ser definido pela administração)
• E-mail: [email protected]

Os dados acima são preliminares e serão substituídos pelos dados reais do Encarregado nomeado, conforme decisão da administração.

Esta Política pode ser atualizada para refletir mudanças legais, regulatórias ou operacionais. A versão em vigor é sempre a publicada nesta página, com indicação da data da última atualização no topo do documento.